Alle Jahre wieder kommt die besinnliche Weihnachtszeit und mit ihr kann man das Jahr gemeinsam mit Kollegen und Mitarbeitern ausklingen lassen. Für die Geschäftsführung ist eine Weihnachtsfeier eine wunderbare Möglichkeit, den Angestellten Dankbarkeit für die erbrachte Leistung entgegenzubringen, Erfolge zu feiern und die Gemeinschaft zu stärken. Dabei gibt es neben dem klassischen Essengehen auch viele andere Möglichkeiten. Besonders in kleineren Unternehmen bietet es sich an, die Feier zu einem aktiven Teamevent zu machen. Warum nicht einfach einen besonderen Kochkurs oder ein Tasting anbieten? Das ist nicht nur etwas Besonderes, sondern stärkt gleichzeitig auch noch das Team. Damit aber die Feier nicht aus dem Ruder läuft, sollte man einige Dinge berücksichtigen und im Voraus planen, damit es keine bösen Überraschungen gibt.
Das Wichtigste an einer Feier ist wohl ihre Planung. Denn neben dem Ablauf wollen, besonders auf großen Feiern, auch die Kosten, Reservierungen, der Zeitpunkt usw. Gut durchdacht sein. Sonst wird das Event schnell unübersichtlich und kann im Zweifel schon vor dem Veranstaltungstag scheitern. Eine gute Planung lässt zudem bei Zwischenfällen mehr Raum zum Handeln.
Wenn Sie ein größeres Unternehmen führen, wissen Sie, dass Events mit so vielen Gästen, neben dem normalen Berufsalltag, ohne ein Team nicht zu bewerkstelligen sind. Schauen Sie zunächst, wem Sie die anspruchsvolle Aufgabe zuweisen oder ob Sie die Planung selbst übernehmen. Am Besten erstellt der Planungsverantwortliche nach dem ersten Teammeeting eine Checkliste mit allen Aufgaben und verteilt diese an das Team.
Überlegen Sie sich, wen Sie zur Weihnachtsfeier einladen wollen. Neben den Angestellten können Sie auch ihre Familien einladen. Eine Weihnachtsfeier kann man auch sehr gut nutzen, um die Bindung zu wichtigen Geschäftspartnern zu stärken.
In großen Unternehmen bietet es sich auch an, dass jede Abteilung eine eigene Weihnachtsfeier plant. So bleibt es übersichtlich und ist für jede Abteilung einfacher und flexibler zu organisieren.
Abgesehen von einer traditionellen Weihnachtsfeier gibt es noch zahlreiche weitere Möglichkeiten, das Fest zu einem unvergesslichen Ereignis zu machen. Überlegen Sie, was zu Ihrem Team passen würde. Mit einem kleinen und jungen Team könnte man auch überlegen, ein sportliches Event zu veranstalten. Ein Teamevent wie Klettern in einer Kletterhalle fördert neben dem Spaß auch den Teamgeist und lässt die Gruppe zusammenwachsen. Vielleicht bietet sich aber auch eine Weinverkostung an, bei der Geschmacks- und Geruchssinn angeregt werden. Auch eine traditionelle Weihnachtsfeier lässt sich zu einem ganz besonderen Event machen, indem man eine Band oder andere Künstler engagiert, die mit den Gästen interagieren.
Legen Sie ein Budget fest, das Sie für die Weihnachtsfeier ausgeben möchten. Dazu sollten Sie berücksichtigen, welche Kosten anfallen. Das können sein:
Überlegen Sie sich, wann Sie die Weihnachtsfeier veranstalten wollen. Legen Sie den Termin so früh wie möglich fest, damit Sie den Gästen früh genug Bescheid geben und diese sich den Tag freihalten können. Zudem müssen Sie ggf. Auch die Lokalität mieten.
Tipp: Vermeiden Sie möglichst die Weihnachtsferien, da hier Angestellte mit Familie gerne den Zeitpunkt nutzen, um in den Urlaub zu fahren oder Verwandte zu besuchen.
Wenn sich sich für einen Ort für die Weihnachtsfeier entschieden haben, sollten Sie die Reservierung auf jeden Fall priorisieren. Denn die Nachfrage für Lokalitäten wird an Weihnachten hoch sein. Berücksichtigen Sie bei der Ortswahl auch die Teilnehmerzahl und Ihr Budget. Zudem sollten Sie auch an die Verkehrsanbindung denken, damit auch Gäste ohne eigenes Auto zur Feier kommen können. Mit dem Lokalbesitzer können Sie außerdem noch klären, welche Weihnachtsdeko er zur Verfügung stellen kann und was Sie selbst organisieren können. Grundsätzlich haben Sie für Ihr Event erst einmal zwei Optionen:
Das Firmengelände bietet den großen Vorteil, dass Sie Kosten sparen, da Sie keine Räumlichkeiten außerhalb mieten müssen. Für Feiern bieten sich Konferenzräume, Innenhöfe oder Dachterrassen an. Je nach Wetter sollte natürlich für Wetterschutz und Beheizung gesorgt werden. Für Speisen und Getränke kann hier ein Cateringservice sorgen.
Tipp: Vergessen Sie im eigenen Betrieb auch die Weihnachtsdeko nicht. Tannenzweige auf den Tischen, eine weihnachtliche Tischdecke, Kerzen und weitere Dekoration lassen die Location gleich stimmungsvoller wirken.
Wenn Sie sich für eine Weihnachtsfeier außer Haus entscheiden, haben Sie natürlich den großen Vorteil, dass in vielen Festsälen die Serviceleistungen gleich mit buchbar sind. Das erleichtert Ihnen einiges an Vorbereitung. Zudem sind die Räumlichkeiten speziell dafür ausgelegt, so dass man sich aufwändiges Umräumen erspart. Allerdings müssen Sie hier mit mehr Kosten rechnen, als Sie es bei einer Feier im eigenen Hause hätten. Außerdem müssen Sie, unbedingt auf eine frühzeitige Reservierung achten!
Das wahrscheinlich größte Highlight auf der Weihnachtsfeier ist wohl das Festmahl. Ob Menü oder Buffet hängt von der Größe der Feier, aber auch von der Räumlichkeit ab. Ein Buffet nimmt noch einmal einiges an Platz weg. Achten Sie darauf, dass Sie auch auf Vegetarier, Veganer oder Allergiker Rücksicht nehmen. Um vorbereitet zu sein, können Sie bereits frühzeitig eine Rundmail an die Angestellten schicken, um Sonderfälle zu erfragen. Sorgen Sie zudem dafür, dass am Eventtag ausreichend Getränke zur Verfügung stehen.
Bei vielen Gästen bietet sich ein Menü an, um Gedränge, wie es besonders zur Eröffnung eines Buffets vorkommt, zu vermeiden. Das Essen ist so außerdem organisierter. Um Ihre Gäste über die Menüauswahl zu informieren, sollten Sie Speisekarten erstellen, die Sie auf den Tischen verteilen. Besonders edel für Weihnachten eignen sich zum Beispiel unsere gravierten Speisekarten aus Holz. Das verleiht der Tafel nicht nur ein besonders natürliches Bild, sondern sticht als ungewöhnliches Element besonders heraus.
Der Vorteil vom Buffet ist, dass es eine große Auswahl an Speisen gibt und die Gäste frei wählen können. So findet jeder die richtige Zusammenstellung für seinen Geschmack. Auch hier sollte darauf geachtet werden, dass Vegetarier, Veganer und Allergiker mitversorgt sind. Zudem sollten die Speisen mit Schildern gekennzeichnet werden.
Tipp: Lassen Sie sich doch Schilder mit den Beschriftungen Vegetarisch, Vegan etc. anfertigen. Diese sind nachhaltig und können jedes Jahr wiederverwendet werden.
Jetzt, wo die wichtigsten Punkte festgelegt sind, können Sie die Einladung erstellen und versenden. Das können Sie per Rundmail oder auf dem manuellen Weg per Brief machen. Für professionelle Einladungskarten können Sie auch den Service Ihrer örtlichen Werbeagentur nutzen, um sich eine individuelle Einladungskarte designen zu lassen.
Achten Sie darauf, dass Sie Datum, Uhrzeit und Adresse korrekt angeben und vermerken Sie, dass auch die Familien eingeladen sind, wenn dies der Fall ist. Sollten Sie von der klassischen Weihnachtsfeier abweichen, informieren Sie Ihre Gäste auch darüber, was Sie evtl. an besonderer Bekleidung, Sportausrüstung etc. mitbringen sollten.
Beginnen Sie zudem nun auch mit der Programmplanung. Dabei ist es wichtig, dass Sie folgende Programmpunkte klären:
Lassen Sie im Zeitplan genügend Spielraum zwischen den Programmpunkten, um den Abend locker zu halten und für unvorhersehbare Zwischenfälle Zeit zum Lösen des Problems haben..
Sollten Sie eine bestimmte Sitzordnung planen, lohnt es sich, personalisierte Tischkarten erstellen zu lassen. So findet jeder Gast zu seinem Platz und kann mit Namen und einem kurzen Grußtext persönlich angesprochen werden. Ein Vorteil dabei: Sie können kleine Gastgeschenke bereits vor Beginn der Feier platzieren und ersparen sich unnötige Hektik während des Events.
Wie es die Tradition so will, gehören auch Geschenke zu Weihnachten. Besonders am Jahresende können Sie die Zeit nutzen, um allen Angestellten, aber auch Ihren Geschäftspartnern oder wichtigen Kunden “Danke” für die erbrachte Leistung oder die gute Kooperation zu sagen und mit einem kleinen Geschenk Ihre Wertschätzung für den Einsatz zu zeigen. Hier können Sie zum Beispiel den Service von Werbeagenturen oder speziellen Shops für personalisierte Produkte nutzen, um Brotdosen, Schneidebrett, Geschenkboxen usw. Mit Ihren persönlichen Weihnachtsgrüßen und Ihrem Firmenlogo personalisieren.
Richtiges Weihnachtsfeeling kommt natürlich erst mit der richtigen Dekoration auf! Wenn Sie außerhalb feiern, klären Sie zunächst mit dem Veranstaltungsortbetreiber ab, wer welche Dekorationen übernimmt. Vielleicht ist die Weihnachtsdekoration ja gleich im Service des Veranstaltungsortes integriert, sodass Sie sich diese Arbeit sparen können oder nur noch Details anbringen. Eine Idee dazu wäre, Weihnachten und Corporate Design zu einem individuellen Weihnachtsstil zu mischen. Die Verbindung zwischen der gelungenen Weihnachtsfeier und Ihrem Unternehmen wird so natürlich verstärkt und bleibt positiv in Erinnerung.
Als kleine Extradeko eignen sich Teelichtgläser, Gestecke, Vasen mit Blumen oder kleine Holzdekorationen, die vielleicht sogar mit dem Firmenlogo personalisiert sind. Zudem kann eine stimmungsvolle Beleuchtung das I-Tüpfelchen sein.
Mit Ende der Planung haben Sie einen entscheidenden und den wohl aufwändigsten Meilenstein zur Umsetzung Ihrer Weihnachtsfeier erreicht. Zusammengefasst lässt sich folgendes festhalten:
Überlegen Sie zunächst, was Sie machen wollen und wie viele Gäste Sie einladen möchten. Legen Sie ein Budget fest und schauen, was sich damit umsetzen lässt. Legen Sie dann ein Datum fest und buchen alles nötige, damit Sie zu einem späteren Zeitpunkt nicht das Problem haben, dass alles ausgebucht ist. Als letztes können Sie sich dann um Deko, Ablauf etc. kümmern.
Wenn Sie noch auf der Suche nach individualisierten Mitarbeiter- oder Kundengeschenken oder passender Weihnachtsdekoration für Ihre Betriebsweihnachtsfeier sind, hilft Ihnen Zwayt-Shop gerne weiter. Wir bringen Ihre Weihnachtsgrüße per Lasergravur, Laserschnitt oder auch per Druckverfahren auf Ihren Wunschartikel.
