In Teil 1 dieser Beitragsreihe wurde bereits erläutert, wie Sie eine Weihnachtsfeier planen. Nun, da der aufwändigste Teil abgeschlossen ist, steht die Durchführung der betrieblichen Weihnachtsfeier an. Auch wenn während der Planung bereits alles organisiert und gebucht wurde, so müssen Sie trotzdem noch ein Auge auf den Ablauf haben. Zudem sind Sie als Gastgeber auch zur Interaktion mit Ihren Gästen verpflichtet. Schließlich möchten Sie Ihren Gästen auch ein tolles Event bieten.
Bevor die Feier beginnt, ist es wichtig, die Technik zu überprüfen und mit dem Team sicherzustellen, dass die Vorbereitungen korrekt getroffen wurden. Es wäre ärgerlich, wenn zum Beispiel die Musikanlage nicht funktioniert und die Feier bereits begonnen hat. Nutzen Sie also die Zeit vor der Veranstaltung, um defekte Geräte auszutauschen und gegebenenfalls andere Probleme zu lösen. Begrüßen Sie auch die eingeladenen Künstler und Fotografen und klären Sie mit dem Eventpersonal den Ablauf. Falls Sie eine Sitzordnung geplant haben, kontrollieren Sie, ob alle Tischkarten und eventuell Weihnachtsgeschenke an den richtigen Plätzen liegen. Alternativ können Sie auch Personal am Eingang aufstellen, um Ihre Gäste mit einem Geschenk zu empfangen. So könnte eine Checkliste aussehen:
Tipp: Als elegante Möglichkeit können Sie auch personalisierte Serviettenringe oder Glasmarkierer an den Tischen einsetzen. So haben Sie eine schöne Dekoration auf dem Tisch, die gleichzeitig als Namenskarte herhalten kann.
Beginnen Sie die Feier mit einer herzlichen Ansprache. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um den Mitarbeitern für ihre harte Arbeit zu danken und die Erfolge des Jahres zu würdigen. Sie können auch einen kurzen Abstecher in die Firmengeschichte machen, um Ihren Angestellten die Höhen und Tiefen Ihres Unternehmens in einer Geschichte zu präsentieren. Anschließend können Sie das Buffet oder die Festtafel eröffnen.
Vergessen Sie nicht, auch auf das Wohl des Eventpersonals zu achten. Selbst wenn alles nach Plan verläuft, hinterlässt es einen guten Eindruck, wenn Sie gelegentlich nach dem Befinden des Personals fragen. Außerdem sollten Sie für Rückfragen des Organisationsteams ansprechbar sein. Sprechen Sie sich auch mit dem Eventfotografen ab, damit er zu den richtigen Momenten bereit ist, die wichtigsten Augenblicke festzuhalten.
Die Weihnachtsfeier bietet eine hervorragende Gelegenheit, Ihre Angestellten in einem lockeren Umfeld besser kennenzulernen. Was im stressigen Arbeitsalltag oft nicht möglich ist, können Sie ungezwungener auf Ihrer Feier tun. Es ist äußerst wertvoll, die Menschen persönlich zu treffen, mit denen man täglich zusammenarbeitet. Suchen Sie während der Feier den Kontakt und genießen Sie kleine Gespräche.
Sollte es im schlimmsten Fall zu unerwarteten Problemen kommen, wie etwa dem Ausfall der Band, müssen Sie improvisieren. Überlegen Sie sich bereits in der Planungsphase einen Plan B für die wahrscheinlichsten Zwischenfälle. Eine zusammengestellte Playlist kann beispielsweise als Bandersatz dienen, oder Sie animieren die Gäste bei einem Stromausfall zum gemeinsamen Singen. Bei unvorhergesehenen Problemen können Sie auch gemeinsam mit den Gästen nach Lösungen suchen, denn Weihnachten ist schließlich ein Fest des Zusammenhalts. Manchmal können auch positive Überraschungen auftreten. Es kann zudem vorkommen, dass einer Ihrer Gäste vielleicht doch ein Glas Alkohol zuviel getrunken hat. In diesem Fall ist es immer positiv, dafür zu sorgen, dass auch dieser Gast sicher zu Hause ankommt.
Ein gelungener Abschluss ist genauso wichtig wie die Feier selbst. Ihre Gäste sollten die Veranstaltung in guter Erinnerung behalten und da ist der letzte Eindruck immer ein entscheidender Faktor. Stellen Sie sicher, dass alle gut nach Hause kommen, und organisieren Sie gegebenenfalls Taxis oder andere Mitfahrgelegenheiten.
Als Veranstalter einer betrieblichen Weihnachtsfeier kann man schon einmal in stressige Situationen kommen. Wenn Sie aber flexibel sind und sich im Voraus die ein oder andere Notlösung bereitgelegt haben, sollte nichts schief gehen. Bei all der Organisation sollten Sie zudem nicht vergessen, dass auch Sie als Gastgeber sich am Event erfreuen sollten. Mischen Sie sich also unter die Gäste und genießen Sie eine gelungene Weihnachtsfeier.
